Я уже не раз писала о планировании в бумажном ежедневнике, но, хотя такие публикации вызывали большой отклик, бумажное планирование подходит не всем. Есть обстоятельства, которые вынуждают неделями не вспоминать про бумажный блокнот, если он не лежит на рабочем столе и нет привычки все с ним сверять. Многие сейчас — и этого придерживается, например, мой муж — предпочитают электронное планирование. Почему это так удобно?

Как минимум, потому что телефон всегда под рукой. Мультиплатформенность многих приложений позволяет иметь список дел и календарь под рукой в любое время и в любом месте. Едете ли вы в трамвае, или сидите в кофейне в обеденный перерыв, или греетесь на солнышке на морском курорте, или уже легли спать и выключили свет. Телефон, планшет, ПК, а теперь еще и умные часы делают списки дел доступными в любой момент. Не нужно таскать с собой блокнот, и держать в голове идеи, чтобы донести их до дома. В общем, у каждого из способов есть свои плюсы и минусы, но главное — поклонники.

У меня, в принципе, ничего не изменилось, и я по-прежнему использую блокноты для планирования. Но в последние месяцы количество дел растет какими-то бешеными темпами, и я сталкиваюсь с тем, что мне нужно держать на контроле несколько проектов параллельно. Блог, работа, учеба, какие-то личные дела. В один момент на меня обрушилось столько, что пришлось прекратить судорожно пытаться сделать все сразу и сесть за разумное планирование. И бумажный блокнот оказался в этом случае не слишком мобилен, увы.

Мне нужно было спланировать публикации в блог и работу так, чтобы на несколько дней полностью выпасть из жизни с невозможностью что-то писать и фотографировать. В это же время мне нужно было делать документы, отчитаться по новой косметике и спланировать план публикаций на ближайший месяц. Кроме этого оставались еще блогерские мероприятия, различные женские процедуры, культурные мероприятия с семьей и мелкие бытовые заботы.

Я знаю, что многие блогеры не придают значения частоте публикаций в блог. 2-3 поста в неделю и нормально. Но если я не пишу пару дней, то у меня начинается нервный тик, и я сажусь писать на несколько часов, публикуя сначала задним числом на пропущенные даты. И только потом готовлю запланированные публикации, которые выходят по утрам.

Для исключительно блогерского планирования мне хватает двух блокнотов. В Moleskine я продолжаю записывать текущие встречи, публикации и запланированные мероприятия. Но также, более подробно я все дублирую в электронном виде.

Главный помощник — Google Calendar. Все встречи и мероприятия, а также дедлайны я сразу записываю в календарь. Вообще, гугл календарь — это лучший календарь. Цвет по категориям, время, адрес, ссылка, люди. Все можно внести туда. Также, глядя на календарь я сразу могу определить где, когда и сколько времени у меня будет свободно или какие дела я могу совместить территориально.

В календарь я обязательно вношу: фото-съемки, блогерские тусовки, культурные мероприятия (кино, театр), встречи и процедуры. Гугл-календарь может подтягивать мероприятия из facebook. Например, я слежу за лекциями в BeautyHUB, и интересные сразу отправляю в календарь. Геолокация, подтянутая к мероприятию в календаре, помогает быстро сориентироваться географически, если нужно вписать еще какое-то дело.

Почти все мобильные приложения синхронизируются с гугл-календарем. А еще он сам записывает дни рождения друзей и государственные праздники (то есть выходные). Можно еще сюда добавить дни выхода любимых сериалов, начало проката ожидаемого фильма и другие важные даты. Календарь — просто бесценный инструмент управления временем.

Следующий пункт — списки дел. Несколько лет назад у меня был настоящий бзик на программах для списков дел. Но правда такова — чем больше у вас списков, тем меньше вы их используете. Вместо того, чтобы записать дело, я думала, куда мне его записать. Какая программа будет удобнее. В итоге, половина дел терялась в этих бесконечных списках. Братская могила моих дел лежит в нескольких программах — DoIt.im, ToDo.ly, Remember the Milk, Toodledo и еще куче других. Нативные Напоминания на iOS у меня не прижились, и я нашла для себя идеальную на данный момент программу Todoist.

В Todoist простой и лаконичный дизайн, интуитивное управление и хороший функционал — достаточно широкий для планирования, но недостаточно громоздкий, чтобы запутаться. В программе есть несколько папок для дел — Личные, Рабочие, Блог, Другое. Здесь можно ставить дедлайны, напоминания, повторяющиеся дела, метки, степень важности. Просматривать дела можно по папкам или по датам, оба варианта удобны.

В Тудуист я записываю конкретные дела, желательно сразу ставить даты, чтобы эти дела не висели в списке бесконечно. Например, подготовить косметику для съемки до 5 марта, если съемка в гугл-календаре забита на 6 марта. Отправить ссылки, отправить редакционный план, написать такому-то бренду, сформировать рассылку и тд. Про личные дела не говорю, но все у меня в одной программе, и переключение по папкам позволяет не запутаться. Есть возможность создать проект и подпроекты к нему. Например, одно большое дело и более мелкие, которые оно включает или которые надо сделать до этого большого дела. Очень удобно.

И последнее, и оно же самое давнее и надежное для меня — Evernote. У меня есть папки со списками косметики, куда я просто вношу все, что у меня появляется. Просто по порядку. Есть файлы с редакционными планами и идеями, файлы с вариантами подборок. Папки с черновиками постов, набросками и идеями. Недавно появилась отдельная папка для формирования рассылок. Если я вижу где-то классные идеи, которые я могу использовать, я отправляю их в Evernote. Это приложение заслуживает отдельного поста, но я не хотела бы сейчас на этом останавливаться. У Эверноут огромный функционал, подробнее о его использовании можно прочесть, например, тут. И еще я читаю Блог Evernote, он стильный и полезный.

Если я начала какой-то проект в Evernote, но не закончила его, я могу поставить напоминание в приложении, а могу внести задачу в Todoist. Внутренние напоминания Evernote, конечно, очень удобные.

Распределение папок и файлов для блога может быть примерно следующим:

Блог ⇒ 1. Черновики / 2. Списки косметики / 3. Идеи / 4. Планирование

⇒ 4.1. Редакционный план / 4.2. Варианты подборок / 4.3. Наброски / 4.4. Экспертные оценки и интервью

Вообще, если распланировать структуру организации, то потом все удобно записывать и легко искать. Evernote я поставила на телефон и планшет, с ноута захожу через веб, так как в бесплатном аккаунте можно привязать только два устройства.

Главное, что планирование помогает рационально распоряжаться временем и успевать делать больше дел. Если я не распланировала день, то одна вылазка в центр убивает весь день. Утро я трачу на домашние дела и сборы, потом дорога и мероприятие, а потом уже вечер. И в итоге я ничего не сделала и просто потратила день. Знакомо? С этим и помогает планирование. Уже почти год, как сочетание Google Calendar + Todoist + Evernote помогают мне делать вообще все. Даже планировать меню на неделю и, соответственно, все закупки. Но для блога это особенно бесценно.

Расскажите о вашей системе планирования и используете ли вы какие-то приложения?